Gebruik je je eigen auto voor het werk, dan maak je kosten die eigenlijk van de werkgever zijn: brandstof, slijtage, afschrijving, een groter deel van het onderhoud. Een kilometervergoeding is bedoeld om dat op te vangen. Hoe het werkt, wat belast is en wat je moet bijhouden, is minder ingewikkeld dan het lijkt.
Bedragen noemen we niet. De Belastingdienst publiceert elk jaar wat geldt, en een verouderd getal helpt je niet.
Wat zakelijke kilometers zijn
Niet elke kilometer die je voor je werk rijdt, telt als zakelijk. Het onderscheid is belangrijk, want het bepaalt wat je vergoed kunt krijgen.
Zakelijke kilometers zijn ritten die je maakt voor het werk, anders dan de gewone reis tussen huis en werk. Denk aan een bezoek aan een klant, een rit naar een tweede vestiging of naar een cursus op verzoek van je werkgever.
Woon-werkverkeer ligt anders. Dat is de reis tussen je huis en je vaste werkplek. Voor die kilometers gelden aparte afspraken, en een vergoeding daarvoor is niet vanzelfsprekend. Staat er in je arbeidsovereenkomst of cao iets over, dan geldt dat. Verschilt je situatie, bijvoorbeeld omdat je op wisselende locaties werkt, dan is het goed om dat met je werkgever te bespreken.
Meer over wat onder zakelijk valt en wat niet, staat op de site van de Belastingdienst.
Wat een werkgever onbelast mag vergoeden
Een werkgever mag zakelijke kilometers tot een bepaald bedrag per kilometer belastingvrij vergoeden. Dat bedrag stelt de overheid vast. Het is bedoeld als redelijke vergoeding voor de kosten die jij maakt.
Vergoedt de werkgever meer dan dat bedrag, dan wordt het deel dat erboven uitkomt gezien als loon en is het belast. Je ziet dat terug op je loonstrook. Zit de vergoeding eronder, dan blijft ze onbelast.
Dat betekent twee dingen voor jou. Ten eerste kun je niet zomaar elk bedrag onbelast ontvangen. Ten tweede is de onbelaste vergoeding niet wat jouw auto werkelijk kost, maar een vast bedrag dat bij een gemiddelde auto past. Voor sommige rijders is het te weinig, voor anderen precies genoeg.
Wat jouw werkgever vergoedt, staat in je arbeidscontract, een cao of een regeling. Verplicht is een vergoeding niet altijd. Vraag er dus naar als je het niet zeker weet.
Wat je moet bijhouden
Een vergoeding zonder administratie is lastig. Zowel jij als je werkgever hebt baat bij een duidelijk overzicht van wat je gereden hebt.
Een rittenadministratie bevat per rit meestal de datum, het begin- en eindpunt, het aantal kilometers en het doel van de rit. Veel mensen houden dat bij in een spreadsheet of een app. Sommige werkgevers hebben een eigen systeem.
Het gaat erom dat je kunt aantonen dat de rit zakelijk was. Noteer het op het moment zelf of dezelfde dag, want achteraf reconstrueren leidt tot fouten. Bewaar de gegevens zo lang als je werkgever of de Belastingdienst vraagt. Welke eisen er precies gelden, kun je het beste nalezen bij de Belastingdienst.
Het is ook handig om de kilometerstand aan het begin en het einde van het jaar te noteren. Dan zie je hoeveel zakelijk en hoeveel privé is gereden, en klopt je overzicht met de teller.
Wat het betekent voor je autokosten
Een kilometervergoeding verandert de rekensom van je auto. Een deel van je variabele kosten komt terug. Dat voelt als een besparing, en dat is het ook, maar kijk goed wat er werkelijk gebeurt.
Vergelijk de vergoeding met wat je echt per kilometer kwijt bent. Tel brandstof of stroom, slijtage, onderhoud en afschrijving op. Staat de vergoeding hoger dan je kosten, dan houd je er iets aan over. Staat ze lager, dan betaal je zelf bij.
Daarnaast telt mee dat zakelijk rijden de auto sneller laat slijten. Meer kilometers betekent eerder onderhoud en meer waardeverlies. Dat zie je niet direct terug in je portemonnee, maar later bij een grote beurt of bij verkoop.
Hoe je de kosten per kilometer in kaart brengt, zie je in de rekenhulp voor je maandkosten. Vul je gegevens in en vergelijk het met wat je vergoed krijgt.
Afspraken die je met je werkgever kunt maken
Maak afspraken liever vooraf dan achteraf. Vraag hoe en wanneer je de ritten moet inleveren, bijvoorbeeld maandelijks via een formulier of app. Vraag ook of er een maximum geldt of dat alleen goedgekeurde ritten worden vergoed.
Het is verstandig om te weten wie opdraait voor schade tijdens een zakelijke rit. Je eigen autoverzekering dekt dan vaak de basis, maar kijk in je polisvoorwaarden of zakelijk gebruik is toegestaan. Soms moet je zakelijk gebruik apart melden bij je verzekeraar. Een onjuiste opgave kan bij schade tot problemen leiden, dus controleer dit.
Spreek ook af wat er gebeurt bij boetes, parkeerkosten of tol onderweg. Die horen vaak niet bij de kilometervergoeding en worden apart vergoed, mits je de bonnetjes bewaart.
Als je veel zakelijk rijdt
Rijd je veel kilometers voor je werk, dan loont het om het jaarlijks door te rekenen. Soms blijkt dat de eigen auto prima past. Soms blijkt dat een leaseauto, een auto van de zaak of een andere regeling beter bij je past.
Dat is een gesprek met je werkgever. Over de gevolgen van een auto van de zaak, zoals bijtelling, kun je meer lezen op de pagina auto verkopen bij een auto van de zaak.
Je kunt ook besluiten dat je eigen auto niet meer nodig is. Past de zakelijke auto goed bij je werk en rijd je privé weinig, dan kan het zinvol zijn om je eigen auto weg te doen. Dan kun je een bod aanvragen. Het is gratis en vrijblijvend, en jij beslist.
Veelgestelde vragen
Heb ik recht op een kilometervergoeding?
Niet automatisch. Het hangt af van je arbeidscontract, de cao en de afspraken met je werkgever. Vraag het na als je het niet zeker weet.
Wat is het verschil tussen zakelijke kilometers en woon-werkverkeer?
Zakelijke kilometers zijn ritten voor je werk, anders dan de reis tussen huis en vaste werkplek. Voor woon-werkverkeer gelden aparte afspraken.
Hoeveel mag mijn werkgever onbelast vergoeden?
Tot een bedrag per kilometer dat de overheid vaststelt. Het actuele bedrag staat op belastingdienst.nl.
Wat gebeurt er als de vergoeding hoger is?
Het deel boven het onbelaste bedrag geldt als loon en is belast. Je ziet dat terug op je loonstrook.
Wat moet ik bijhouden?
Een rittenadministratie met datum, begin- en eindpunt, kilometers en doel van de rit. Noteer dat liefst direct.
Dekt de vergoeding al mijn autokosten?
Niet altijd. Het is een vast bedrag per kilometer. Vergelijk het met wat je auto je werkelijk kost.